Una parte de mi trabajo es hacer cálculos estimados. Sin embargo, intento cotizar cifras definitivas más que cálculos estimados, a menos que no tenga otra opción. Estos últimos tienden a crear muchas zonas grises entre lo que el cliente requiere y lo que nosotros analizamos. A veces, estas “zonas grises” pueden ser riesgosas porque no dan a mi posible cliente una cifra exacta de del precio total y el tiempo de entrega.

A fin de realizar una cotización precisa con tiempo de entrega y precio exactos, necesitamos tener todos los documentos o archivos relacionados con el proyecto. Al poder analizar todo el contenido pertinente, podemos comprender el alcance del proyecto y las implicancias para realizarlo de manera adecuada. Esto se aplica a todos los proyectos, ya sea para archivos editables en In Design como para algo tan simple como contar con los documentos completos y no una muestra.

A continuación presento un breve ejemplo de la manera en que esto puede salir mal: un cliente envía un folleto en PDF, creado originalmente en Adobe Illustrator, e indica que enviará los archivos fuente después, pero pide una cotización en el momento. Entonces, le doy una cotización al cliente, pero olvido informarle que es nuestro mejor y que el precio y tiempo de entrega definitivos dependerán del los archivos fuente. ¿Qué ocurre después? El cliente envía los archivos fuente, la cotización cambia completamente y el cliente piensa que el precio cotizado era definitivo y absoluto. Lamentablemente, ambas partes pierden porque yo no había establecido que el precio era un estimado y que podía cambiar según el archivo fuente. Qué pena.

Cuando estoy en el proceso de cotización, mi objetivo es que la información sea lo más clara posible para ambas partes. Proporcionamos una cotización de los documentos o archivos que tenemos en el momento y hacemos lo posible por cotizar los casos hipotéticos de la mejor manera. Las cotizaciones estimadas pueden darse en varias situaciones: transcripción de audio o video para traducir, cantidad de palabras traducidas en idiomas basados en letras cuando el idioma fuente se basa en caracteres o no contar con todos los archivos necesarios. Las transcripciones se analizan por medio de fórmulas estimadas para un análisis de tiempo y precio. Por ejemplo: el angloparlante promedio dice 120 palabras por minuto. Si tenemos 60 minutos de audio, tendremos 7.200 palabras.  Este es un ejemplo de cómo podemos cotizar una transcripción. Sencillamente no conocemos la cantidad exacta de palabras hasta que se transcriban en el papel. Se debe aclarar al cliente que es un estimado para que entienda que las cifras exactas y definitivas del proyecto se determinarán una vez que finalice, de modo que la factura final no sea una sorpresa divertida.

El otro ejemplo se acerca brevemente a los archivos fuente. Con frecuencia, los clientes piden una cifra aproximada con fines presupuestarios o incluso para saber qué valor tiene un proyecto al analizar los costos. En la mayor parte de los casos, toda la documentación no está a mano o todavía tiene que crearse. No hay problema.

Cliente: Tendré 100 páginas similares a ésta.
Yo: Muy bien, puedo ayudarle con eso, saquemos la calculadora y pongámonos a trabajar.

Sin embargo, como Ejecutivo de Cuentas, es importante comunicarle que nuestra cotización es una y que probablemente cambie cuando podamos analizar el documento completo. Esto nos permite comprender mejor el proyecto.

Traducción del original de John LM

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